Privatlivspolitik

Information om håndtering af personlige oplysninger i forbindelse med skolefoto og
atelierfotografering m.v.

Databeskyttelsesforordningen, også kaldet Persondataforordningen (General Data Protection Regulation, GDPR) er en omfattende ny EU-lov om databeskyttelse, der vil give enkeltpersoner bedre databeskyttelse i EU.

Hos Skolefotografen er vores systemer og processer tilpasset efter Persondataforordningen (GDPR)

Herunder kan du læse mere om Skolefotografen’s håndtering af personoplysninger m.v.

1. Oplysningernes oprindelse
Skole/institution:
Når skolen/institutionen bestiller Skolefotografen til at tage billeder, modtager Skolefotografen som udgangspunkt en fil med oplysninger om:
- Elevernes navne
- Klasse
- Elevnummer fra skolens / institutionens administrationssystem
- Evt.adresser

Hvis man som forælder, modtager en seddel med påtrykte oplysninger har Skolefotografen modtaget disse fra skolens / institutionens administrationssystem. Hvis man som forælder, modtager en seddel der ikke er fortrykt med oplysninger, får Skolefotografen oplysningerne fra forælderen/den person der udfylder sedlen.
Forældre kan også bestille billeder efterfølgende via telefon eller e-mail, samt oprette ordrer på lignende vis.
Gennemføres en ordre i webshoppen, vil oplysningerne blive tilrettet/tilføjet fra denne ordre.

Atelier kunder:
Kunden giver selv de relevante oplysninger i forbindelse med fotograferingen.

2. Formål med behandling af oplysninger
Salg, herunder betaling og levering, samt evt. opfølgning/kundeservice – både for skolen/institutionen samt forældrer og atelier kunder.
Skolefotografen formidler, sælger eller udveksler aldrig personlige oplysninger til tredjepart.

3. Hjemmel til behandling af personoplysninger
Kunden/skolen/institutionen/forældrebestyrelsen bestiller Skolefotografen til at udføre fotograferingen.
Tilladelsen til portrætfotografering og behandling af personoplysninger gives på det underskrevne fotokort / fotoaftalen.
Ved skole- og institutionsfotografering fotograferes alle elever/børn til skolens/institutionens administrationssystem/arkiv. Tilladelsen til denne fotografering gives til Skolefotografen af skolen/institutionen på samarbejdsaftalen mellem Skolefotografen og skolen/institutionen, samt i databehandleraftalen (se punkt 15)

4. Oplysningernes følsomhed
Skole/institution:
Almindelige persondata – herunder: Elevens navn, klassetrin, forældres navn(e), adresse samt evt. e-mail og telefonnummer. Sidstnævnte bliver kun oplyst til Skolefotografen, når der bliver gennemført/bestilt online i Skolefotografen’s webshop af forælderen selv. Der kan også være koblet et portrætbillede til oplysningerne samt forefindes et elevnummer fra skolens interne arkiv.

Atelier kunder:
Almindelige persondata – herunder: navn, adresse samt e-mail og telefonnummer.
Skolefotografen hverken bruger eller lagrer CPR-numre.

5. Oplysning om registrerede data og om behandlingen af disse
Det fremgår af de udleverede fotokort / fotoaftalen, at man kan læse om håndteringen af oplysningerne på Skolefotografen’s hjemmeside: www.skaade-fotografi.dk / www.skolefotografen.dk / www.vestjyskskolefoto.dk. Oplysningen herom bliver også gentaget ved en gennemførelse af ordrer i Skolefotografen’s webshop.

6. Nødvendigheden af personoplysninger til formålet
Kunden/skolen/institutionen/forældrebestyrelsen bestiller Skolefotografen til at udføre fotograferingen.
Skoler:
Skolefotografen bruger oplysningerne fra skolen for at kunne ajourføre skolens administrationssystemer/arkiver – dvs. portrætterne som Skolefotografen er bestilt til at levere til skolen. Derfor modtager Skolefotografen oplysningerne, før fotograferingen.
Også i forbindelse med forældrenes bestilling af billeder, herunder kundeservice, bruges personoplysningerne.
Institutioner:
Oplysningerne fra institutionen skal i nogen tilfældes bruges for, at Skolefotografen kan ajourføre institutionens arkiver – dvs. portrætterne som Skolefotografen er bestilt til at levere til institutionen. Derfor modtager Skolefotografen oplysningerne, før fotograferingen.
Også i forbindelse med forældrenes bestilling af billeder, herunder kundeservice, bruges personoplysningerne.

Atelier kunder:
Bruges i forbindelse med fakturering og kundeservice.

7. Sletning af personoplysninger og billeder.
Billeder taget på skoler og lignende, vil være disponible i webshoppen i minimum 2 år efter fotograferingen.
Som udgangspunkt slettes billeder taget af Skolefotografen aldrig helt. Det originale billedmateriale med oplysninger navn, tid og sted for fotograferingen opbevares sikkert og under betryggende forhold på Skolefotografens interne server i minimum 10 år, men i praksis har Skolefotografen negativer og digitale billedfiler lagret fra fotograferinger gennem de sidste 30 år og der er ingen planer om at begynde at slette billeder systematisk, da vi anser det som en god service overfor kunderne at de altid kan bestille eller genbestille kopier af billederne.
Oplysninger om køb gemmes i 5 år jævnfør regnskabsloven.

8. Personoplysningernes korrekthed og ajourføring
Personoplysninger modtaget på forhånd fra skolen er ajourførte fra skolen. Forældre kan tilrette/opdatere disse oplysninger på bestillingssedlen, telefonisk eller på mail, ligesom forældre med børn i institutioner kan påføre ajourførte oplysninger på sedlen.

9. Adgang til oplysningerne
Skolefotografen’s administrative medarbejdere og fotografer, samt den underleverandør der driver regnskabsprogrammet (e-conomic), fotografsystemet/webshoppen (Netlife) for Skolefotografen har adgang til oplysningerne. Underleverandørens brug af oplysningerne begrænser sig til support af Skolefotografen vedrørende driften af regnskabsprogrammet, fotografsystemet/webshoppen.
Når en kunde bestiller billeder, sendes bestillingen fra webshoppen videre til Skolefotografen’s egen produktion. Underleverandørerne behandler i lighed med Skolefotografen alle data i overensstemmelse med GDPR.

10. Lagring personoplysninger
Billeder og personoplysninger lagres internt på Skolefotografens interne server, samt på beskyttede servere hos de underleverandører der driver regnskabsprogrammet og fotografsystemet/webshoppen. Underleverandørernes brug af oplysningerne begrænser sig til support af Skolefotografen vedrørende driften af fotografsystemet/webshoppen.
Evt. underskrevne fotokort destrueres efter endt fotosæson.

11. Registreredes rettigheder
Kunden (forældre/værge) har ret til indsigt. De har til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke personlige oplysninger vi har registreret vedrørende sig selv og deres barn (børn). Kontakt Skolefotografen pr. e-mail, så sender vi dine personlige oplysninger via e-mail inden for rimelig tid.
Kunden (forældre/værge) har ret til at anmode om at få personlige oplysninger rettet, hvis de er ukorrekte, herunder ret til at gøre ufuldstændige oplysninger fyldestgørende.
Retten til at slette data:
Kunden (forældre/værge) har til enhver tid ret til at få slettet de personlige oplysninger, som Skolefotografen benytter, undtagen i følgende situationer:
- hvis der lavet en bestilling ved Skolefotografen
- hvis der er en uafklaret sag mellem kunden og Skolefotografen
- Hvis der er et økonomisk mellemværende med Skolefotografen, uanset betalingsmåde
- Hvis der er foretaget et køb, beholder vi personoplysningerne i forbindelse med handlen af hensyn til regnskabsloven

Sletning af data
Skolefotografen tager databeskyttelse alvorligt, og derfor håndterer vi altid alle forespørgsler i henhold til ovennævnte rettigheder. Kunden kan altid kontakte Skolefotografen herom på info@skolefotografen.dk
Klager over håndtering af personoplysninger
Hvis kunden mener, at Skolefotografen håndterer personlige oplysninger på en ukorrekt måde, bedes kunden straks kontakte kundeservice på info@skaade-fotografi.dk

Kunden har også mulighed for at klage til Datatilsynet.

12. Videregivelse af oplysninger
Som beskrevet i punkt 9 og 10 benytter Skolefotografen sig af underleverandører til at drive regnskabsprogram, fotografsystemet/webshop, samt evt. billedproduktion. Disse underleverandører behandler i lighed med Skolefotografen alle data i overensstemmelse med GDPR.
Anonymiserede billedefiler billedbehandles hos en underdatabehandler.
Endvidere kan der i forbindelse med en bestilling, og udeblivende betaling for bestillingen, trods fremsendte rykkere, jf. Inkasso-
loven, være tilfælde hvor oplysninger vil blive videresendt til Skolefotografen’s inkassobureau.

13. Retsligt grundlag for videregivelse af oplysninger til inkasso
Inkassobureauet får oplysninger jf. Inkassoloven.

14. Videregivelse af oplysninger til andre
Personoplysninger og billeder videregives aldrig til andre end de i punkt 9, 10 og 12 nævnte underleverandører / underdata-
behandlere.
Underleveranddørene / underdatabehandlerene benytter udelukkende oplysningerne til de formål der er nødvendige for samarbejdet i mellem Skolefotografen og den enkelte underleverandør / underdatabehandler.

15. Databehandleraftale
Databehandleraftale er lavet mellem Skolefotografen og vores underleverandører/underdatabehandlere.
Skole/institution:
Der udfærdiges en databehandleraftale mellem Skolefotografen og skolen.

16. Overføring af oplysninger til lande udenfor EU/EØS
Anonymiserede billedfiler billedbehandles hos en underdatabehandler uden for EU/EØS.

17. Ophavsret m.v.
Lov om ophavsret regulerer forholdet mellem fotograf og kunde, og fastlægger parternes rettigheder. Fotografen må efter loven kun benytte bestilte portrætbilleder til offentlig gengivelse eller anden ophavsretlig beskyttet brug, hvis der er indgået aftale herom med kunden.
Digitale filer forbliver Skolefotografens ejendom og udleveres kun til kunden ved forudgående aftale, og efter fuld betaling af udført arbejde.
I henhold til ophavsretsloven må kunden ikke selv lade fremstille kopier eller forstørrelser af de bestilte fotos - heller ikke til privat brug. Kopiering, forstørrelse og så videre kan derfor kun ske gennem fotografen.
Skolefotografen garanterer for, at optagelserne nyder fuld beskyttelse i henhold til dansk og EU lovgivning, og garanterer samtidig, at originalmaterialet opbevares sikkert og under betryggende forhold i minimum 10 år.